CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO
En Auditoría se puede afirmar que los papeles
de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el
Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del
examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los
análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se
fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el
sistema de información examinado.
Los papeles de trabajo constituyen un medio de
enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los
informes que proporciona el Auditor
Algunos papeles de trabajo son
elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos
por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones,
estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas
o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan
al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.
El cumplimiento de la segunda Norma de
Auditoría referente a la "obtención de evidencia suficiente y
competente" queda almacenada en los papeles de trabajo del Auditor.
CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben contener los
productos del sistema de información financiera sujeto a examen, desglosados en
su mínima unidad de análisis, las técnicas y procedimientos que el Auditor
aplicó, la extensión y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de
las técnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o
externo y las conclusiones que obtuvo en cada una de las áreas examinadas.
Por lo tanto, los papeles de trabajo están
constituidos por:
1. Programas de trabajo
2. Planillas con análisis y anotaciones obtenidas de la empresa.
3. Las cartas de confirmación enviadas por terceros.
4. Manifestaciones obtenidas de la compañía
5. Extractos de documentos y registros de la compañía.
6. Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.
7. Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer algunos hechos, que complementan la
información de las planillas.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo le permiten tanto al
Auditor como al Revisor fiscal dejar constancia de los procedimientos por él
seguidos, de las comprobaciones y de la información obtenida.
Los objetivos de los papeles de trabajo
para el Contador Público que efectúe la Auditoría de estados financieros
pueden ser relacionados así:
1. Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados
obtenidos en dicho trabajo.
2. Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente
o del Revisor Fiscal.
3. Constituir una fuente de información concerniente a detalles de saldo de
cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en
relación con el examen o para efectos posteriores a la realización del
mismo, como futuras Auditorías.
4. Facilitar los medios para una revisión de los Supervisores, Jefes,
organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y
efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones
expresadas, probar a la vez que el trabajo se realizó con calidad profesional.
5. Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conducción de su trabajo.
REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deberán adecuarse a cada
trabajo en particular, pero deben poseer las características que les permitan
servir de suficiente soporte para demostrar que los estados financieros u otra
información sobre los que el Auditor Independiente o Revisor Fiscal está
emitiendo su opinión, concuerden con los registros contables de la compañía, o
han sido conciliados con los mismos.
Los papeles de trabajo deben dejar expreso que
el auditaje ha sido planeado mediante el uso de planes y programas y el
desempeño de los ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma
adecuada. También los papeles de trabajo deben demostrar que la
eficiencia del sistema de control interno de la compañía ha sido revisada y
evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a los cuales se
limitaron los procedimientos de Auditoría.
El respaldo o soporte de los papeles de
trabajo para cumplir los anteriores requisitos podrá tomar variadas formas incluyendo:
anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales
deberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el
Auditor Independiente o Revisor Fiscal.
Las cédulas que elabora el Auditor pueden
tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la práctica común se
utilizan hojas multicolumnares manuales o electrónicas las cuales llevan la
siguiente estructura formal:
q Índice de la Cédula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha,
permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcarse
con lápiz de Auditoría de color, rojo, verde o azul, de tal manera que sea
visible y no quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se trata de una cédula
cuya información ocupa más de una planilla, se indicará con una numeración en
cada una así: 1 de 3; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas
electrónicas como Excel, el índice se ubicaría en la parte inferior del libro,
en la pestaña que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho libro.
q Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro
de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula,
memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que es la
misma de los estados financieros examinados.
q Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los
responsables por la elaboración y supervisión de la cédula.
q Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se
consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia
suficiente y competente.
q Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera
completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo
de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo,
que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las
conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que efectuó
el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo.
q Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se
coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del
trabajo.
q Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se
obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo.
PLANEACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La planeación de los papeles de trabajo
consiste en determinar con antelación todos y cada una de las cédulas que se
utilizarán en el desarrollo del trabajo.
Con la planeación de los papeles de trabajo,
el Auditor inicia el examen en las oficinas del cliente sin perder tiempo, pues
ya tiene preestablecidos todos los detalles de importancia y ejecuta los procedimientos
sobre la base de las cédulas que elaboró en sus propias oficinas.
La planeación se inicia con la determinación
de los índices y las marcas de Auditoría a usar, las Hojas de Trabajo en las
cuales se consignan los datos tomados de los balances generales del período y
del año anterior.
De acuerdo a la planeación de las Hojas de
Trabajo, se determinan las cédulas sumarias, las cuales son indexadas y
llenadas en sus datos pertinentes. Las cédulas analíticas se planean
sobre la base de las cédulas sumarias y al igual que estas últimas se indexan y
se llenan de los datos necesarios.
CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, pueden clasificarse
desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido.
POR SU USO:
De acuerdo a la utilización que tengan los
papeles de Auditoría en el período examinado o en varios períodos de clasifican
en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de Auditoría
Son papeles de uso limitado para una sola
Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad
solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a de que se trate. El
contenido del archivo de la auditoría puede ser:
q Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior
q Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
q Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
q Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias
q Resultados de las circularizaciones
q Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
q Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría
ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA
Como su nombre lo indica, son aquellos que se
usarán continuamente siendo útiles para la comprobación de las cuentas no sólo
en el período en el que se preparan, sino también en ejercicios futuros; sus
datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.
Este expediente debe considerarse como parte
integrante del conjunto de papeles de trabajo de todas y cada una de las
auditorías a las cuales se refieran los datos que contiene. También se
conoce como el archivo permanente. El contenido del Archivo Permanente
puede ser:
q Historia de la Compañía
q Contratos y Convenios a largo plazo
q Sistema y Políticas Contables
q Estados Financieros de los últimos años
q Estado Tributario
q Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
q Hojas de trabajo de la última auditoría
POR SU CONTENIDO:
De acuerdo al contenido de cada papel de
trabajo, estos se clasifican en Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas
Analíticas
Son hojas multicolumnares en las cuales se
listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen.
Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se refieran a
cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en conjunto. Aquí
se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo en
unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el deductivo. Puede
hacerse este listado como simple balance de comprobación, sin buscar
orden alguno en las cuentas; pero se encontrará muy conveniente hacerlo
siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará
representado por una Cédula Sumaria. Es de advertir que no necesariamente
el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor,
este puede agrupar dos o más si así se le facilita el examen. El criterio para
agrupar las cuentas en cédulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas
agrupadas, pues se requiere que las conclusiones del examen del grupo sean
aplicables a todas las cuentas examinadas.
Las hojas de trabajo contendrán los saldos del
ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones. También se anotarán
en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la
revisión, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditoría que son las
referidas en el dictamen.
El esquema de una Hoja de Trabajo es el
presentado cuando se describió la estructura de las cédulas de auditoría.
Es importante destacar que la columna que contiene los saldos a examinar
representa el primer término de la ecuación de auditoría, es decir, la
evidencia primaria. Estos saldos son la primera evidencia que el auditor
tiene acerca de los estados financieros a dictaminar, por tanto él debe
comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinión, en otras
palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para
encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a
la ejecución del trabajo.
La obtención de evidencia corroborativa,
constituye en sí el trabajo de campo y es la labor más dispendiosa de la
auditoría. Esta evidencia corroborativa se obtiene por medio de técnicas
y procedimientos de auditoría, las cuales tienen el propósito de convencer al
auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a
examen. Dado que estas técnicas y procedimientos de auditoría solo buscan
convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de determinar las técnicas
a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la aplicación
de las técnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se constituye en
una limitación al alcance del examen y amerita una salvedad en el informe, en
el párrafo del alcance, la cual puede tener trascendencia en el párrafo de la
opinión si el auditor por medio de otras técnicas y procedimientos alternativos
no logra obtener evidencia suficiente y competente.
En la hoja de trabajo, la evidencia primaria
la constituye los saldos a examinar los cuales se encuentran en la
columna "Saldo a Dic. 31 año de examen", mediante
el uso de técnicas y procedimientos de auditoría, que ocupan la labor del
trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma en
las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si
existen discrepancias con la evidencia primaria. A continuación se
obtiene la evidencia suficiente y competente que es el saldo que le consta al
auditor el cual se encuentra en la columna "Saldo a dic. según
auditoría"
Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:
Cédulas sumarias o de resumen
Son aquellas que contienen el primer análisis
de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven
como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación.
Las cédulas sumarias normalmente no incluyen
pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones
a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o
las cuentas a la que se refiere.
Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en
cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el
análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro
en la Hoja de Trabajo.
Esquema de una cédula sumaria de efectivo:
CÉDULAS ANALÍTICAS O
DE COMPROBACIÓN
En estas cédulas se detallan los rubros
contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la
comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos
con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la
evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica
lo amerita, se deben elaborar sub‑cédulas.
En términos generales la cédula analítica es
la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente
existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un
mejor examen de la cuenta. La analíticas deben obligatoriamente describir todos
y cada uno de las técnicas y procedimientos de auditoría que se efectuaron en
el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma
el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado.
En este nivel se ha desarrollado el método
deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha
llegado a lo particular (la cédula analítica o subanalítica). Ahora se debe
iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo particular (la cédula
analítica o subanalítica) para llegar a lo general (los estados financieros) y
de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en conjunto. Para
iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos
en las subanalíticas con las analíticas, los de las analíticas con las sumarias
y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo
inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de
llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditoría
y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el dictamen.
Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor
a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un
círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la
cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede.
Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia
cruzada.
Esquema de una cédula analítica de Bancos:
CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS
ORDENAMIENTO Y ARCHIVO
El ordenamiento de los papeles de trabajo
deberá ser lógico y ágil, con el objeto de que su localización resulte fácil
para cualquier persona. Los papeles del expediente continuo de Auditoría
se ordenarán y archivarán por grupos o conceptos, atendiendo los datos o
información que contenga. En este expediente se mantendrán los grupos que
sean necesarios.
Los papeles de trabajo "de la
Auditoría" tendrán un ordenamiento lógico siguiendo el del listado de los
rubros en las hojas de trabajo. Si éstos lo están en el orden de
presentación de los estados financieros, éste será también el orden en que se
coloquen los papeles de trabajo en el expediente, es decir, primero los que se
refieran a cuentas del Activo, luego los del Pasivo y del Capital y por último,
los referentes a resultados; pero si no es ese el orden en que están listadas
las cuentas en las hojas de trabajo, se prescindirá del orden del balance para
seguir o acatar precisamente el prefijado en las hojas de trabajo, pues de otro
modo se dificultaría la localización de las cédulas.
ÍNDICES
Para facilitar el ordenamiento y archivo de
los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una
clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente
con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría".
Esta clave recibe el nombre de índice y
mediante él se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le
corresponde en su respectivo archivo.
En teoría no importa qué sistema se escoja
como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser
suficientemente elásticos para posibles modificaciones.
Los principales sistemas de indexación
utilizados en Auditoría son los siguientes:
q Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las
cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital.
Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.
q Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una
letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.
q Índice Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los
sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble. pues se le asigna una letra
mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las
sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o
letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de
Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma
ascendente. Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad de
su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
q Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y
Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas
números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como índice
numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de Cuentas PUC
q Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y
Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas
analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de
100.
q Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como
índice el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y
subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría
un dígito: Activo 1;
Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos
de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría dos
dígitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las
cédulas analíticas puede tener de 4 a 6 dígitos: Caja 110505,
Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la
ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por
ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar
índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y
subanalíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.
Ejemplo del índice Alfabético Doble
Numérico y el índice Numérico:
NOMBRE DE
LA CÉDULA
|
TIPO DE
CÉDULA
|
ÍNDICE
ALFABETICO DOBLE NUMERICO
|
ÍNDICE
NUMERICO
PUC
|
Balance General Activo
|
Hoja de Trabajo
|
BG/1
|
1
|
Balance General Pasivo
|
Hoja de Trabajo
|
BG/2
|
2
|
Balance General Patrimonio
|
Hoja de Trabajo
|
BG/3
|
3
|
Estado de Resultados Ingresos
|
Hoja de Trabajo
|
PyG/1
|
4
|
Estado de Resultados Egresos
|
Hoja de Trabajo
|
PyG/2
|
5
|
Estado de Resultados Costo de Ventas
|
Hoja de Trabajo
|
PyG/3
|
6
|
DISPONIBLE
|
Sumaria
|
A
|
11
|
CAJA GENERAL
|
Analítica
|
A1
|
110505
|
Caja General Oficina Principal
|
Sub-analítica
|
A1/1
|
110505-01
|
Caja General Sucursal A
|
Sub-analítica
|
A1/2
|
110505-02
|
CAJAS MENORES (Fondos Fijos)
|
Analítica
|
A2
|
110510
|
Caja Menor Oficina Principal
|
Sub-analítica
|
A2/1
|
110510-01
|
Caja Menor Sucursal A
|
Sub-analítica
|
A2/2
|
110510-02
|
BANCOS
|
Analítica
|
A3
|
111005
|
Banco X Cuenta nnnnn1
|
Sub-analítica
|
A3/1-1
|
11100501-01
|
Banco X Cuenta nnnnn2
|
Sub-analítica
|
A3/1-2
|
11100501-02
|
Banco Y
|
Sub-analítica
|
A3/2-1
|
11100502-01
|
INVERSIONES
|
Sumaria
|
B
|
12
|
ACCIONES
|
Analítica
|
B1
|
120505
|
Acciones Z
|
Sub-analítica
|
B1/1
|
12050501
|
DEUDORES
|
Sumaria
|
C
|
13
|
CLIENTES
|
Analítica
|
C1
|
130505
|
Cliente A
|
Sub-analítica
|
C1/1
|
130505-001
|
Cliente B
|
Sub-analítica
|
C1/2
|
130505-002
|
INVENTARIOS
|
Sumaria
|
D
|
14
|
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E.
|
Analítica
|
D1
|
1435
|
Articulo M
|
Sub-analítica
|
D1/1
|
143505-001
|
Articulo N
|
Sub-analítica
|
D1/2
|
143505-002
|
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS
|
Sumaria
|
E
|
15
|
TERRENOS
|
Analítica
|
E1
|
150405
|
Terreno P
|
Sub-analítica
|
E1/1
|
150405-01
|
Terreno Q
|
Sub-analítica
|
E1/2
|
150405-02
|
CONSTRUCCIONES EN CURSO
|
Sumaria
|
E2
|
150805
|
Construcción W
|
Analítica
|
E2/1
|
150805-01
|
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
|
Sumaria
|
E3
|
151605
|
Edificio R
|
Analítica
|
E3/1
|
15160501
|
INTANGIBLES
|
Sumaria
|
F
|
16
|
CRÉDITO MERCANTIL
|
Analítica
|
F1
|
160505
|
MARCAS
|
Analítica
|
F2
|
160510
|
Marca Alfa
|
Sub-analítica
|
F2/1
|
160510-01
|
Marca Beta
|
Sub-analítica
|
F2/2
|
160510-02
|
DIFERIDOS
|
Sumaria
|
G
|
17
|
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
|
Analítica
|
G1
|
1705
|
Intereses
|
Sub-analítica
|
G1/1
|
170505
|
Seguros y Fianzas
|
Sub-analítica
|
G1/2
|
170520
|
VALORIZACIONES
|
Sumaria
|
H
|
19
|
DE INVERSIONES EN ACCIONES
|
Analítica
|
H1
|
190505
|
OBLIGACIONES FINANCIERAS
|
AA
|
21
|
|
SOBREGIROS BANCO X
|
AA1
|
21050101
|
|
Cuenta nnnnnn1
|
AA1/1
|
21050101-01
|
|
Cuenta nnnnnn2
|
AA1/2
|
21050105-05
|
|
SOBREGIROS BANCO Y
|
AA2
|
21050102
|
|
PAGARÉS BANCO X
|
AA3
|
210510-01
|
|
PAGARÉS BANCO Y
|
AA4
|
210510-02
|
|
PROVEEDORES
|
BB
|
22
|
|
PROVEEDORES NACIONALES
|
BB1
|
220505
|
|
PROVEEDOR A
|
BB1/1
|
220505-01
|
|
PROVEEDOR B
|
BB1/2
|
220505-02
|
|
PROVEEDOR C
|
BB1/3
|
220505-03
|
|
CUENTAS POR PAGAR
|
CC
|
23
|
|
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
|
CC/1
|
2335
|
|
RETENCION EN LA FUENTE
|
CC/2
|
2365
|
|
IVA RETENIDO
|
CC/3
|
2367
|
|
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA
|
CC/4
|
2370
|
|
ACREEDORES VARIOS
|
CC/5
|
2380
|
|
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS
|
DD
|
24
|
|
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC
|
DD/1
|
240405
|
|
IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR
|
DD/2
|
2408
|
|
DE INDUSTRIA Y COMERCIO
|
DD/3
|
2412
|
|
OBLIGACIONES LABORALES
|
EE
|
25
|
|
SALARIOS POR PAGAR
|
EE/1
|
2505
|
|
CESANTÍAS CONSOLIDADAS
|
EE/2
|
2510
|
|
INTERESES SOBRE CESANTÍAS
|
EE/3
|
2515
|
|
PRIMA DE SERVICIOS
|
EE/4
|
2520
|
|
VACACIONES CONSOLIDADAS
|
EE/5
|
2525
|
|
INDEMNIZACIONES LABORALES
|
EE/6
|
2540
|
|
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
|
FF
|
26
|
|
CESANTÍAS
|
FF1
|
201005
|
|
INTERESES SOBRE CESANTÍAS
|
FF2
|
201010
|
|
VACACIONES
|
FF3
|
201015
|
|
PRIMA DE SERVICIOS
|
FF4
|
201020
|
|
CAPITAL SOCIAL
|
GG
|
31
|
|
SUPERAVIT DE CAPITAL
|
GG1
|
32
|
|
RESERVAS
|
GG2
|
33
|
|
REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO
|
GG3
|
34
|
|
RESULTADOS DEL EJERCICIO
|
GG4
|
36
|
|
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT.
|
GG5
|
37
|
|
SUPERAVIT POR VALORIZACIONES
|
GG6
|
38
|
MEMORANDOS
Los memorandos son documentos que el Auditor
redacta para complementar la ejecución de ciertos trabajos o para resumir la
información que contienen las planillas o cédulas de detalles.
Uno de los memorandos más importantes en la
auditoría es el memorando de operaciones, el cual se usa para hacer
explicaciones generales de los aumentos y disminuciones de las cuentas del
Balance General y del Estado de Resultados, durante el año que se auditan en
comparación con las mismas cuentas del año anterior.
MARCAS DE AUDITORIA
Todo hecho, técnica o procedimiento que el
Auditor efectúe en la realización del examen debe quedar consignado en la
respectiva cédula (analítica o subanalítica generalmente), pero esto llenaría
demasiado espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para
los terceros, sino aún para el mismo Auditor.
Para dejar comprobación de los hechos,
técnicas y procedimientos utilizados en las cédulas o planillas, con
ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son
símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial.
Por ejemplo al efectuar una reconciliación
bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben
ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que están bien girados y
elaboradas, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta
etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una
descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación junto a
cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo
significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cédula a
manera de convención detallando todo el procedimiento realizado.
Para las marcas de Auditoría se debe utilizar
un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para
hacer los índices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de
distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría
debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría.
ESQUEMA DE MARCAS DE
AUDITORIA
AUDITORES ANDINOS LTDA.
|
||
CLIENTE:
|
AUDITORIA
A:
|
|
MARCA
|
SIGNIFICADO
|
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¥
|
Confrontado con libros
|
|
§
|
Cotejado con documento
|
|
µ
|
Corrección realizada
|
|
¢
|
Comparado en auxiliar
|
|
¶
|
Sumado verticalmente
|
|
©
|
Confrontado correcto
|
|
^
|
Sumas verificadas
|
|
«
|
Pendiente de registro
|
|
Ø
|
No reúne requisitos
|
|
S
|
Solicitud de
confirmación enviada
|
|
SI
|
Solicitud de
confirmación recibida inconforme
|
|
SIA
|
Solicitud de confirmación
recibida inconforme pero aclarada
|
|
SC
|
Solicitud de
confirmación recibida conforme
|
|
S
|
Totalizado
|
|
ã
|
Conciliado
|
|
Æ
|
Circularizado
|
|
Y
|
Inspeccionado
|
|
PROPIEDAD
DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son la fundamentación
de la opinión del Auditor en su dictamen y por tanto respaldan el trabajo
realizado por el mismo y tienen una utilización que va más allá de la Auditoría
del período en que estos se realizaron, pues son origen de la información para
futuras Auditorías, bien sea que las realice el mismo Contador Público u otro
colega.
Por la importancia y la responsabilidad que
revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero
deben estar disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las
autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo de las Auditorías
posteriores.
Estos papeles de trabajo están protegidos por
el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casos previstos por
la confidencialidad del Código de Ética profesional. El tiempo que debe
mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco años.
Los papeles
de trabajo en Auditoría son el conjunto de cédulas y documentos que elabora u
obtiene el Auditor en el desarrollo del examen. En ellos se plasman las
técnicas y procedimientos aplicados, la extensión y oportunidad de las pruebas
realizadas, los resultados de la obtención de evidencia suficiente y competente
y las conclusiones a las cuales llegó en cada área
examinada.
Los papeles
de trabajo le permiten probar al Auditor el cumplimiento de las Normas de
Auditoría referentes a la planeación y supervisión y la obtención de evidencia
suficiente y competente, y sirven para demostrar la calidad del trabajo
realizado.
Los papeles
de trabajo se clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Permanente,
según el uso a que se les destine. De acuerdo a su contenido se
clasifican en Hojas de Trabajo, Cédula Sumarias y Cédulas
Analíticas.
Para facilitar su organización y
agilizar la búsqueda en los mismos, se utilizan índices y marcas de
Auditoría, que pueden variar de acuerdo al criterio de cada
Auditor.
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