APLICACIÓN
TÉCNICA DEL FLUJOGRAMA
Descripción:
La Metodología del Flujograma
es una Técnica en la que se representa mediante símbolos geométricos, el
procedimiento para desarrollar el Componente objeto de Auditoría Interna
Institucional. En él se representan las dependencias participantes en el
proceso, sus actividades, los responsables por actividad, el orden de las
actividades y la ruta que cumple la información dentro del proceso.
Con esta Técnica se obtienen
evidencias sobre el desarrollo de un proceso, al visualizarlo en un plano donde
se puede identificar: concentración de funciones, actividades improductivas,
recorridos innecesarios, excesos de formatos y archivos, entre otros.
Requerimientos:
•Modelo de Gestión por Procesos.
•Estructura Organizacional.
•Manual de
Operación. Responsables:
•Diseño y apoyo a la implementación
Grupo de Trabajo – Auditoria Interna Institucional.
Comité Coordinador del Modelo de Gestión por Procesos.
Grupo Diseño de Procesos.
Directivo responsable del Proceso.
•Implementación
Auditoria Interna Institucional.
•Supervisión y seguimiento a la implementación
Comité de Control Interno
•Mantenimiento y actualización permanente
Auditoria Interna Institucional.
•Los símbolos
para representar el Flujograma se presentan a continuación. Tener presente que
el símbolo se coloca en la columna que corresponde a la dependencia donde se
realiza:
•Para la dependencia que desarrolla la actividad inicial,
colocar el símbolo:
Para representar la preparación de un documento en
original únicamente:
Si se preparan copias adicionales del documento, se
representan como sigue:
Al interior del
Documento consigne el nombre del mismo y enumerar las copias como muestra la
gráfica.
Para representar la toma de decisiones:
Al interior de
la figura, consigne la pregunta que se realiza en el desarrollo del proceso;
dependiendo de la respuesta, seguir una u otra alternativa, generando para cada
una de ellas un procedimiento; ejemplo: ¿Se cumplen los requisitos?,
¿Existe
presupuesto? Si la respuesta es SÍ se procede con la actividad según la
secuencia; si la respuesta es NO, implica el fin de un proceso o volver a una
actividad anterior.
Para representar el archivo de documentos:
Ambos gráficos
permiten señalar si en el procedimiento hay un archivo de algún documento; sin
embargo se distingue el primero porque se utiliza para archivos definitivos, es
decir, el documento no participa más del procedimiento; del segundo, para archivos
temporales, se utiliza para los documentos que se archivan hasta tanto se
realizan otras actividades del proceso, y en un momento o actividad posterior
son requeridos para continuar su trámite.
El nombre del documento archivado se consigna dentro de la
gráfica.
Para representar una operación:
Escribir la operación que se debe
realizar dentro del cuadro, precedida por un verbo que en infinitivo obligue a
la acción. Por ejemplo: Autorizar pago, confrontar datos, autorizar contrato,
revisar documento, verificar operaciones.
Para representar un Conector de página:
Emplear el
primer conector cada vez que termine de llenar una página, esto significa que
el procedimiento acabó en esta hoja y continúa en la siguiente.
Utilizar el segundo conector
enumerado con “uno”, cada vez que se vaya a iniciar una nueva página, para
indicar que en ella se continúa el procedimiento sin completar en la página
anterior. Escribir dentro el número de la página anterior. Tener en cuenta
enumerar todas las páginas.
Para indicar el sentido de la información:
Utilizar las
flechas indicando para conectar las diferentes gráficas y con ello orientar el
recorrido de la información entre las diferentes actividades y secciones o
dependencias.
Para representar la terminación del proceso:
Muestreo
estadístico en auditoria:
Consiste en la aplicación de
un procedimiento de cumplimiento sustantivo a menos de la totalidad en las
partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de transacción (muestra),
que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna característica
del saldo o la transacción y que permite llegar a una conclusión en relación
con las características.
Como consecuencia de lo anterior, se puede concluir que la técnica de
la selección para muestre en
auditoria está basada en la selección al azar o aleatoria, que es la que
asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene
la misma posibilidad de ser seleccionadas.
Al diseñar una muestra de
auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos para definirla:
Los objetivos de la auditoría
El universo
El riesgo y la certidumbre
Error tolerable
Error esperado en el universo
Las técnicas de muestreo.
Al efectuar sus pruebas sustantivas y de cumplimiento sobre los saldos y
el control interno, el
auditor no selecciona todas las operaciones procesadas durante el ejercicio, ya
que el coste del examen sería astronómico y la entrega
del informe se demoraría durante meses; utiliza técnicas de muestreo: al
examinar
una muestra representativa de
un amplio grupo de operaciones homogéneas se pueden obtener conclusiones acerca
de todo el grupo.
El muestreo se puede definir
como el proceso mediante el cual se pueden inferir conclusiones acerca de un
conjunto de elementos, denominado universo
o población, en base al
estudio de una fracción de dichos elementos denominada muestra.
La teoría de probabilidades
nos dice que una muestra seleccionada de un gran número de partidas similares
tiende a mostrar las mismas características que reflejaría el examen de la
serie completa.
Fases:
1. Definición
de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que deseamos
verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas;
especificar las comprobaciones que se efectuarán, los elementos a utilizar y lo
que se entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en
el programa de auditoría.
2. Selección
de muestras. Consiste en definir el método a seguir para determinar las
unidades concretas que formarán parte de la muestra.
3. Calcular
la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de unidades a
seleccionar y que formarán la muestra.
4. Evaluar los resultados en función de
los objetivos propuestos.
La selección de las muestras se puede realizar de la forma siguiente:
• Muestras en bloque: incluye
generalmente todas las partidas de un período determinado o todas las partidas
de una sección de cuentas por orden alfabético.
• Muestreo al azar: En este
muestreo todas las partidas que forman el universo deben tener la misma
probabilidad de ser seleccionadas.
• Muestreo estratificado:
Significa clasificar la población en estratos y posteriormente aplicar el
muestreo en cada estrato, principalmente el muestreo en bloque.
Entrevistas
Un auditor de calidad usa
varios tipos de herramientas para planificar y llevar a cabo la
auditoría(ejecución), como también para analizar y reportar los resultados. El
entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditoría de
calidad. Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y técnicas para
definir los procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar
resultados. Un auditor de calidad para determinar si el auditado las está
utilizando correctamente y de manera efectiva.
Las entrevistas son una de
las fuentes primarias de información para los equipos de auditoría; por lo
tanto, los auditores se deben preparar con anticipación para realizarlas. Esto
incluye:
● Selección cuidadosa de los entrevistados
● Coordinación, por
parte del equipo de auditoría, de la elaboración del calendario con suficiente
anticipación para asegurar la participación de los entrevistados y evitar una
posible duplicación.
● Revisión de la información disponible
● Revisión de los
hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las entrevistas.
● Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación
Diagrama causa y efecto:
Fue desarrollado por Kaoru
Ishikawa en 1943. A este diagrama también se le llama diagrama de Ishikawa o
diagrama de espina de pescado, por su forma parecida a un pescado. Este
diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar causas que dieron
origen a un problema o efecto.
La cabeza del pescado estaría
representada por el efecto y sus posibles causas estarán en las ramas
principales del cuerpo del pescado¨. Estas ramas principales típicamente son
las siguientes:
Personas Equipos Métodos
Materiales Ambientes medida
Otras ramas pueden ser
utilizadas dependiendo de efecto que se esté analizando. Por ejemplo si se
desea analizar cómo se puede prevenir un error en el diseño de un producto
tendríamos las siguientes ramas principales:
Insumo de clientes Control de
diseño Adiestramiento
Control de documentos.
Cuando se entiende la
finalidad de esta herramienta. El auditor comprenderá que la misma puede ser
utilizada para analizar un proceso o el resultado de un sistema.
EL CE es una buena
herramienta para auditar ya que enfoca al auditor en qué buscar cuando está
ejecutando la auditoría como también le enseña la interrelación entre cada una
de las características del proceso (ramas principales) con el efecto. Esta
herramienta es un complemento del conocimiento que pueda tener el auditor en el
proceso auditado.
Encuesta
Es un instrumento de
recolección de información que se realiza utilizando un formato de cuestionario
conformado por un conjunto de preguntas.
La encuesta sirve básicamente
para investigar, indagar o sondear sobre un asunto determinado y/o para medir,
una o más variables dentro de una investigación o estudio, dentro de una
población objetivo que reúna las condiciones requeridas de acuerdo con el
objeto del proyecto o tema.
Las encuestas pueden ser
útiles para recopilar la información pertinente para la auditoría. Pueden ser
enviadas por correo u otro método a las
personas, organizaciones,
firmas privadas y otras personas que se supone conocen el programa o área de la
auditoria, en la cual se interesa o pueden ser aplicadas directamente por los
auditores.
Las personas que contesten
las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoria
directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores,
contratistas o simplemente como posibles fuentes de información que podrían servir
de ayuda en la labor de auditoria.
Los resultados de un proceso
puede pueden atribuirse a múltiples factores, por lo tanto debe existir una
relación de CAUSA – EFECTO entre los
mismos.
Cuando se enfrenta un
problema complejo, en la mayoría de los casos se procede a efectuar un listado
donde se indiquen las diferentes causas, clasificando las variables más
importantes que posiblemente generen el problema.
Es difícil resolver un
problema si no se dispone de un mecanismo que permita ver totalmente la cadena
de causas y efectos.
Mediante la aplicación del
Diagrama de Causa – Efecto ó Espina de Pescado es posible determinar las causas
que originan determinado efecto o problema y por ende emprender la búsqueda de
soluciones. Con este diagrama se pretende:
● Representar visualmente las causas probables del problema o efecto.
● Ayudar al equipo
de auditores a identificar causas probables de los problemas o efectos.
● Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.
Diagrama de Flujo
Es una representación
reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en términos de sus
componentes indicando los enlaces entre los componentes. Muestra el sistema
como una red de procesos funcionales, conectados entre si por
¨tuberias¨ y ¨depósitos¨ de
datos, y permite describir el movimiento de los datos a través del sistema.
Describe lugares de origen y
destino de datos transformaciones a las que son sometidos los datos lugares
en los que se almacenas los datos dentro del sistema los canales por donde circulan
los datos.
Las técnicas del diagrama de
flujo de datos, es una representación gráfica que permite al analista definir
entradas, procedimientos y salidas de la información en la organización bajo
estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la
finalidad de optimizarlos, reflejándolos en el sistema propuesto.
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